Adresses email : bonnes pratiques et mauvaises idées
Le choix de l'adresse email qui sera associée à votre compte MyRotary et donc utilisée également par ClubRunner n'est pas anodin.
Utiliser une adresse professionnelle : mauvaise idée
Bien que ce soit techniquement possible, utiliser une adresse professionnelle n'est pas recommandé par le Rotary International, et si vous les sollicitez pour résoudre un problème de connexion ce sera la première chose qu'ils vous répondront (même si ce n'est pas la cause du problème).
La raison en est que les administrateurs de messageries d'entreprise mettent en place des règles de filtrage souvent très strictes pour se débarrasser des emails indésirables (spams ou pourriels en bon français), et que bien souvent les messages du Rotary ou du district en font les frais.
De plus certaines chartes informatiques d'entreprises interdisent l'utilisation de la messagerie d'entreprise pour un usage autre que professionnel, ce qui est légitime.
Utiliser une adresse dédiée : bonne idée
Il est tout à fait possible d'avoir une gestion très ordonnée d'une boîte email unique, mais l'auteur de ces lignes n'en est pas capable et souhaite partager son expérience.
Les emails "rotariens" peuvent prendre une place considérable dans nos boîtes mail, amenant à leur saturation ou à une disparition des messages au milieux d'autres flux. Or tous les clients de messagerie actuels, qu'ils soient sur mobile ou sur ordinateur, permettent de gérer facilement plusieurs comptes.
De plus il peut être utile d'avoir à l'échelle d'un club une série d'adresses standardisées, du type prenom.nom@rotarymaville.org, mais sans aller jusque là, considérez l'utilité de créer une adresse dédiée de type GMail, et de mettre à jour vos coordonnées sur MyRotary et ClubRunner :
- Tous les messages qui vous sont adressés par le Rotary ou le district arrivent dans cette boîte que vous pouvez consulter quand vous le souhaitez ou ignorer (pas plus de quelques heures bien sur) quand vous souhaitez vous concentrer sur autre chose.
- Les messages sont plus faciles à retrouver, puisqu'une recherche ne fera pas apparaître de messages non liés à votre activité rotarienne.
- Si vous incluez Rotary dans l'adresse ou mieux encore dans le nom de domaine, c'est une carte de visite en soi.
Utiliser une adresse fonctionnelle : pas pour MyRotary, ni pour ClubRunner
Une adresse fonctionnelle, c'est par exemple secretairerotaryxx@yyy.com. C'est une très bonne idée dans vos relations avec les tiers, et si votre club acquiert un nom de domaine et sa propre messagerie il est judicieux de créer des adresses telles que president, secretaire, peut-être contact@rotaryxxx.org, mais ce n'est pas une bonne idée de les utiliser sur MyRotary.
En effet, MyRotary (et donc ClubRunner) utilisent des bases de données dont l'élément fondamental est le membre, auquel on associe des coordonnées, des rôles, etc, et ce sont ces rôles qui sont utilisés en général pour envoyer des messages.
Prenons un exemple :
- Luke Skywalker dont l'adresse est Luke@star.wars est membre du Rotary Club de Tatooine, avec le numéro de membre 456789123, il est secrétaire et président élu de son club, et officier de district Relation avec les Jedi.
- Son club a décidé qu'il utiliserait l'adresse secretaire@rctatooine.org durant cette année, et president@rctatooine.org l'année prochaine. Le jour de son entrée en fonction il récupérera donc les identifiants de la boîte mail president, donnera ceux de la boîte secrétaire à son successeur, ira sur MyRotary modifier son adresse de contact, et changera peut-être celles des autres membres utilisateurs, comme lui, d'une adresse fonctionnelle.
L'avantage, du point de vue du club, c'est que le president et le secrétaire ont dans leurs boîtes mails fonctionnelles l'historique des années précédentes, et du point de vue de la gouvernance c'est en effet séduisant. Cela reste très limité, car "la roue du Rotary tourne d'un cran chaque année", et cet historique n'a peut-être pas l'intérêt qu'on lui prêtait.
Le premier inconvénient c'est que cela oblige le club à une gymnastique précise, chaque début d'année rotarienne.
Le deuxième inconvénient, c'est que ClubRunner risque d'être "planté" si la synchronisation ne s'effectue pas, et que lorsque le nouveau secrétaire de district enverra un message à tous les président ce soit en fait IPP Leia qui le reçoive. Certes Luke recevra les messages adressés aux secrétaires de club mais pas Chewbacca qui est le nouveau secrétaire. L'administrateur de ClubRunner fera de son mieux pour actualiser les emails, mais il ne va peut-être pas se rendre compte tout de suite du problème.
Vous faites comme vous voulez, mais notre conseil est de ne pas vous compliquer la vie (et vous simplifierez la notre).
Toutefois vous pouvez tout à fait, comme nous l'évoquions plus haut, utiliser ces adresses pour vos relations avec les tiers, en configurant chaque année des transferts de message des boîtes fonctionnelles vers celles des membres concernés (par exemple contact vers le président, le secrétaire et le protocole). Ainsi vos supports de communication échapperont plus longtemps à l'obsolescence.