Check-list du Président Elu
Bienvenue dans cet article consacré à la préparation pour votre mandat en tant que Président élu (PE) de votre club Rotary. En tant que PE, il est crucial de s'assurer que vous et votre équipe êtes prêts pour une transition fluide et efficace. Voici une liste de vérifications et d'étapes à suivre pour garantir que vous commencez votre mandat sur des bases solides :
Deux vidéos indispensables
Prenez une grosse demi-heure pour regarder ces deux vidéos préparées par le bureau Europe/Afrique du CDS (Supports Clubs & District), basé à Zurich :
Vous êtes signalé(e) sur MyRotary comme PE de votre club
Assurez-vous que votre statut de Président élu est bien enregistré sur MyRotary. Cela permet de centraliser et de synchroniser toutes les informations et les communications importantes liées à votre mandat.
Votre compte MyRotary est opérationnel et vos données personnelles sont à jour
Vérifiez que votre compte MyRotary fonctionne correctement et que toutes vos informations personnelles sont à jour. Cela inclut votre adresse email, numéro de téléphone, et autres coordonnées.
Obtenez une délégation du président actuel (si possible)
Si possible, obtenez une délégation ou un transfert de responsabilités de la part du président actuel. Cela peut inclure l'accès à certains documents, contacts importants, et informations clés nécessaires pour votre rôle. Voyez sur cette page comment on peut déléguer un rôle.
Signalez les autres dirigeants du club et assurez-vous que leurs comptes MyRotary sont actifs
Il est important que les autres dirigeants du club soient correctement enregistrés et que leurs comptes MyRotary soient actifs :
- Secrétaire
- Trésorier
- Responsable actions
- Responsable effectifs
- Responsable Fondation
- Responsable image publique
- Contact programme pour les jeunes
- Secrétaire de direction (facultatif, choisissez quelqu'un qui connaît bien MyRotary et inutile de donner ce rôle au secrétaire qui a déjà tous les accès)
Selon les cas, vous avez les droits pour le faire ou vous devrez demander au président ou au secrétaire actuel de le faire. Consultez cette page pour en savoir plus.
Renseignez vos objectifs sur Rotary Club Central
Définissez vos objectifs et enregistrez-les sur Rotary Club Central. Cela aide à suivre les progrès et à s'assurer que votre club est en bonne voie pour atteindre ses objectifs annuels.
Mettez à jour les effectifs de votre club avant le 30 juin
Assurez-vous que les données sur les effectifs de votre club sont à jour avant la fin de l'année rotarienne, le 30 juin. Cela garantit une transition en douceur et l'exactitude des factures de taxes du RI et du district.
En ce qui concerne Rotary Mag, la date limite est plus restrictive (en 2024 c'était le 10 juin). Au delà de celle-ci, les membres inscrits restent abonnés pour toute l'année rotarienne, même s'ils quittent le club.
Effectuez les formations du plan « président »
Complétez les formations recommandées pour les présidents. Ces formations vous fourniront les compétences et les connaissances nécessaires pour diriger efficacement votre club.
Idéalement, survolez les formations des autres membres de votre comité
Bien que non obligatoire, il est utile de se familiariser avec les formations destinées aux autres membres de votre comité. Cela vous aidera à mieux comprendre leurs rôles et responsabilités.
Assurez-vous que les membres de votre comité ont effectué leurs formations
Encouragez les membres de votre comité à compléter leurs formations respectives. Une équipe bien formée est essentielle pour le succès de votre mandat.
Accédez à votre compte sur RotaryMag et ClubRunner
Vérifiez que vous avez accès à vos comptes sur RotaryMag et ClubRunner. Ces plateformes offrent des ressources précieuses pour la gestion et la communication de votre club.